Beursdeelname regelen Offerte aanvragen Briefingformulier Foto bestel formulier Aanleverspecificaties Aanbiedingen

Deelnemen aan een beurs

Denkt u erover deel te gaan nemen aan een beurs, maar weet u niet waar u moet beginnen? Wij begeleiden u bij uw beursdeelname vanaf de eerste stap.

Planning van A tot Z

Om u alvast voor te bereiden op het beursproces hebben wij de hele planning voor u op een rijtje gezet. Zo heeft u een indruk wat er de komende periode gaat gebeuren. U weet waar ú aan moet denken en wat u aan ons kunt overlaten. Download onze checklist

Stap 1: Welke beurs wordt het
U heeft besloten om te gaan deelnemen aan een beurs. Het belangrijkst op dit moment is de keuze wélke beurs. Wordt het nationaal of internationaal, welke doelgroep wilt u bereiken etc. In onze beursagenda staan de meeste beurzen van de komende zes maanden op een rijtje.

Tip: bezoek een aantal beurzen ter oriëntatie en om te zien hoe anderen het aanpakken.

Stap 2: Kosten-baten
Stel een budget vast voor uw beursstand. De belangrijkste kosten zijn:

Huren van vierkante meters op de betreffende beurs
Standontwerp en standbouw
Standinrichting (vergeet eventuele audio-video apparatuur niet)
Reclame- en promotiekosten
Personeelskosten (denk ook aan beurstrainingen en extra beurspersoneel)
Facilitaire kosten, bijvoorbeeld verzekering, parkeren en aansluitingen.
Extra kosten, zoals catering, reiskosten etc.

Probeer een inschatting te maken van de inkomsten van uw beursdeelname. Deelnemen aan een beurs levert vaak pas op lange termijn rendement op, houd hier rekening mee.

Houd bij u budget ook rekening met kosten voor bijvoorbeeld give-aways, foto's en badges.

Tip: u kunt de standinrichting ook huren.

Stap 3: De standbouwer komt in beeld
In een briefingsgesprek met de standbouwer komen alle aspecten van uw beursdeelname aan bod. Praktische zaken als afmetingen, wel of geen verhoogde vloer, zitmogelijkheden of de keuze voor vloerbedekking. Maar ook uw ideeën achter de beursstand, het product of de dienst die u gaat promoten, uw doelstellingen en uiteraard uw doelgroep.

Heeft u weinig tijd voor een briefingsgesprek, dan kunt u ons briefingsformulier downloaden en invullen.

Stap 4: De ontwerpfase
Aan de hand van de briefing gaan de ontwerpers aan de slag. Binnen twee weken ontvangt u van ons het ontwerp voor uw beursstand.

Vergeet u zich ondertussen niet in te schrijven bij de beurs?

Stap 5: Standbouw en standinrichting
Zodra het onwerp definitief is, gaan onze standbouwers aan de slag. In onze eigen hal worden de beursstands op maat opgebouwd en klaargemaakt voor opbouw op de beurs.

De standinrichting is net zo belangrijk als de beursstand zelf. Het meubilair, planten en decoratie maken uw stand af. Banners of lampenkappen met uw logo zijn de puntjes op de i.

Stap 6: De beurs kan beginnen
U hoeft zich geen zorgen te maken over de logistiek. Wij regelen het transport naar en van de beurs. Ter plekke wordt de stand door ons opgebouwd. Eventuele aansluitingen op bijvoorbeeld water, elektriciteit en internet worden door aangesloten. Denkt u er wel aan om deze aansluitingen vantevoren te regelen bij de organisatie.

Na afloop van de beurs kunnen wij de stand eventueel voor u opslaan, zodat u hem ook op andere beurzen kunt inzetten.

Stap 7: Na afloop
Het is belangrijk om de beursdeelname te evalueren. Bespreek wat er goed ging en wat de volgende keer wellicht anders of beter kan.

DeVergeet niet de medewerkers te bedanken. Het bemannen van een stand is een intensieve klus.